Rotary Club Zurich Internationals Engagement für Ihre Privatsphäre und Ihren Datenschutz

Bei Rotary Club Zurich International verpflichten wir uns, Ihre Privatsphäre zu schützen und Ihre Daten richtig zu behandeln. Ihr Vertrauen ist uns wichtig, denn ohne Ihre Unterstützung könnten wir unsere wichtige Arbeit zur Unterstützung wohltätiger Zwecke nicht leisten.

Datenschutzhinweis

run4change.ch ist eine technische Plattform des Rotary Club Zurich International, Zürich (RCZI). run4change.ch vermittelt den Abschluss und die Abwicklung von Sponsoringleistungen zwischen dem RCZI und Sponsoren im Rahmen des Run for Change Sponsoringlaufs 2022 und weiteren vom RCZI organisierten Sponsoringanlässen. Sie dient nicht zur Vermittlung von weiteren Leistungen und Informationen zwischen dem RCZI und Ihnen und stellt keine darüber hinausgehende Verbindung zwischen Ihnen und dem RCZI her. Ihre Teilnahme am RunForChange Sponsoringlauf stellt keine darüber hinausgehende Verbindung mit dem RCZI und seinen Werten und Zielen dar. 

Allgemeines

Im Bereich des Datenschutzes setzt der RCZI auf einen offenen und transparenten Umgang. Unter Personendaten versteht den RCZI Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen. Unter Bearbeiten versteht den RCZI jeden Umgang mit Personendaten, unabhängig von den angewandten Mitteln und Verfahren, insbesondere das Beschaffen, Aufbewahren, Verwenden, Umarbeiten, Bekanntgeben, Archivieren oder Vernichten von Personendaten.

Bearbeitungsrahmen

Datensicherheit

Den RCZI verpflichtet sich insbesondere zum Schutz Ihrer Privatsphäre nach Massgabe des anwendbaren schweizerischen Datenschutzrecht. Zu diesem Zweck trifft den RCZI eine Vielzahl an Vorkehrungen, wie die Umsetzung von technischen und organisatorischen Sicherheitsmassnahmen (z.B. Einsatz von Firewalls, persönlichen Passwörtern sowie Verschlüsselungstechnologien, Zugriffsbeschränkungen, Sensibilisierung und Schulung von Mitarbeitenden, Ernennung eines Datenschutzberaters).

Kategorien von Personendaten

Im Rahmen der Nutzung von run4change.ch können die nachfolgenden Kategorien von Personendaten bearbeitet werden:

• Daten von Vertretern des RCZI
• Daten von Sponsoren
• Daten von Teilnehmern (Läufern) und ihren gesetzlichen Vertretern (Eltern etc.)
• Daten von Besuchern

Dabei bearbeitet den RCZI so wenige Personendaten als nötig.

Darunter versteht den RCZI insbesondere Folgendes:

• Registrationsinformationen wie z.B. Name und Adresse von Vertretern des RCZI, Informationen zu Ämtern und Aufgaben, email-Adresse, Telefonnummern und andere Kontaktinformationen etc.
• Informationen zur und im Zusammenhang mit der Sponsoringveranstaltung.
• Abwicklungsdaten, wie z.B. Angaben über die Durchführung des Sponsoringanlasses RunforChange etc.
• Gegebenenfalls Aufzeichnungen über Kontakte zwischen Ihnen und dem RCZI.
• Marketingdaten wie z.B. Bedürfnisse, Wünsche, Präferenzen.
• Technische Daten, wie z.B. interne und externe ISP-Nummern etc.
• Besonders schützenswerte Personendaten, d.h. Daten über religiöse, weltanschauliche, politische oder gewerkschaftliche Ansichten oder Tätigkeiten, die Gesundheit, die Intimsphäre oder die Rassenzugehörigkeit, Massnahmen der sozialen Hilfe, administrative oder strafrechtliche Verfolgungen und Sanktionen werden nur erfasst, sofern sie für die Durchführung des Sponsoringlaufs relevant sind (z.B. gesundheitliche Einschränkungen, Speisevorschriften etc.).
• Durch Benutzung von run4change.ch werden Daten bearbeitet, soweit dies technisch bedingt und erforderlich ist, oder um Informationen über die Art der Nutzung zu gewinnen und das Angebot an die Nutzungsbedürfnisse anpassen zu können. Wir verwenden Google Analytics als Tracking-System.
• Run4change.ch verwendet Cookies, d.h. kurze Textdateien, die von einer Website auf dem Gerät eines Benutzers (z. B. einem Computer, Tablet oder Mobilephone) gespeichert werden. Sie werden für das technische Funktionieren einer Website oder zum Sammeln von statistischen Daten verwendet. Cookies werden typischerweise auch verwendet, um einem Benutzer eine personalisierte Erfahrung zu bieten. Beispielsweise wenn sich ein Online-Dienst daran erinnert, wer Sie sind, ohne, dass Sie sich bei jedem Besuch auf der Website des Dienstes anmelden müssen und Sie beim nächsten Besuch auf der Webseite mit Ihrem Benutzerprofil in Verbindung bringt, um Ihnen Ihre persönlichen Daten zur Verfügung zu stellen.
• Wenn Sie run4change.ch besuchen, erfasst der RCZI möglicherweise einige Daten um den von Ihnen verwendeten Browser zu erkennen. Dazu sendet der Browser z. B. folgende Daten an unsere Webseite: Ihre IP-Adresse, die von Ihnen besuchte Website und die Webseite, die Sie zuletzt besucht hatten, bevor Sie auf unsere Webseite weitergeleitet wurden. Diese Informationen werden verwendet, um zusammengefasste und anonyme Statistiken zu sammeln, mit denen wir unsere Dienstleistung und Ihre Benutzererfahrung verbessern.

Herkunft

Zur Erfüllung der unten genannten Zwecke kann den RCZI Personendaten folgender Herkunft erheben:

• Personendaten, die dem RCZI mitgeteilt werden, z.B. im Rahmen der Registration eines Teilnehmers oder eines Sponsors.
• Personendaten, die aufgrund der Durchführung einer Sponsoringveranstaltung anfallen und durch die technische Infrastruktur oder durch arbeitsteilige Prozesse an den RCZI übermittelt werden, z.B. bei Apps oder bei der Zusammenarbeit mit anderen Dienstleistern.

Dauer der Speicherung

Die Dauer der Speicherung von Personendaten bestimmt sich nach gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bzw. dem Zweck der jeweiligen Datenbearbeitung.

In der Regel speichert den RCZI Personendaten für die Dauer der Durchführung und Abwicklung des Sponsorenlaufs und anschliessend für weitere zehn Jahre (je nach anwendbarer Rechtsgrundlage). Dies entspricht der Zeitspanne, innerhalb derer Rechtsansprüche gegen den RCZI geltend gemacht werden können. Laufende oder zu erwartende rechtliche oder aufsichtsrechtliche Verfahren können eine Speicherung über diese Frist hinaus zur Folge haben.

Zweck

Den RCZI kann die oben beschriebenen Personendaten zur Abwicklung des Sponsoringlaufs sowie für eigene späteren Sponsoringläufe oder gesetzlich vorgesehene Zwecke bearbeiten. Darunter versteht sie insbesondere Folgendes:

• Abwicklung des laufenden Sponsoringlaufs.
• Marketing, Marktforschung, umfassende Betreuung, Information über den laufenden und spätere Sponsoringläufe (z.B. Werbung für spätere Sponsoringanlässe, Ermittlung der Nutzerzufriedenheit oder künftiger Nutzerbedürfnisse oder -verhalten).
• Gesetzliche oder regulatorische Auskunfts-, Informations- oder Meldepflichten an Gerichte, Behörden.
• Wahrung der Interessen und Sicherung der Ansprüche des RCZI im Falle von Forderungen gegenüber dem RCZI bzw. Nutzern sowie Wahrung der Sicherheit der Nutzer und Mitarbeitenden.
• Allfällige weitere Zwecke, über die Sie vom RCZI in Kenntnis gesetzt werden.

Grundlagen für die Bearbeitung von Personendaten

Je nachdem, wie die technische Plattform run4change.ch genutzt wird bzw. zu welchem Zweck die Personendaten bearbeitet werden, beruht die Datenbearbeitung auf folgender Grundlage:

• Aufnahme, Abschluss oder Durchführung von Teilnahme- und Sponsoringverträgen mit Ihnen oder für die Erfüllung der Pflichten der Parteien aus einem solchen Vertrag.
• Gegebenenfalls zur Erfüllung rechtlicher oder regulatorischer Pflichten des RCZI oder die Wahrnehmung von Aufgaben im öffentlichen Interesse.
• Gegebenenfalls aufgrund Ihrer Einwilligung.
• Gegebenenfalls zur Wahrung berechtigter Interessen des RCZI z.B. Statistik, Planung oder Weiterentwicklung zukünftiger Sponsoringanlässe; Überwachung und Steuerung von Risiken, Geschäftsprüfung; Marketing, Marktforschung, umfassende Betreuung, Beratung und Information über das Dienstleistungsangebot, Vorbereitung und Erbringung massgeschneiderter Leistungen im Zusammenhang mit Sponsoringanlässen; Wahrung der Interessen und Sicherung der Ansprüche des RCZI, ihrer Vertreter, von Teilnehmern, Sponsoren und Besuchern.

Pflicht zur Bereitstellung von Personendaten

Wenn Personendaten, welche den RCZI bearbeitet, zur Erfüllung rechtlicher oder für die Aufnahme, Abschluss oder Durchführung eines Teilnahme- oder Sponsoringvertrags mit Ihnen erforderlich sind, kann es sein, dass der RCZI den Teilnahme- oder Sponsoringvertrag mit Ihnen nicht abschliessen oder diesen nicht abwickeln kann, wenn den RCZI diese Personendaten nicht bearbeiten kann. In diesem Fall werden wir Sie entsprechend informieren.

Kategorien vorgesehener Empfänger, Garantien

Innerhalb des RCZI erhalten nur diejenigen Organe Zugriff auf Ihre Personendaten, welche diese zur Aufnahme, Abschluss oder Durchführung eines Teilnahme- oder Sponsoringvertrags, aufgrund gesetzlicher oder regulatorischer Pflichten oder für die Wahrnehmung von Aufgaben im öffentlichen Interesse benötigen.

Den RCZI gibt Personendaten Dritten nur in folgenden Fällen bekannt:

• Zur Abwicklung der Teilnahme- und Sponsoringverträge.
• Aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen, gesetzlicher Rechtfertigungsgründe oder behördlicher Anordnungen, z.B. an Gerichte oder Aufsichtsbehörden oder soweit erforderlich zur Wahrung berechtigter Interessen des RCZI im In- und Ausland. Letzteres trifft insbesondere zu bei vom Nutzer gegen den RCZI angedrohten oder eingeleiteten rechtlichen Schritten oder öffentlichen Äusserungen, zur Sicherung der Ansprüche des RCZI gegenüber dem Nutzer oder Dritter, beim Inkasso von Forderungen des RCZI gegen den Nutzer und zur Wiederherstellung des Kontakts nach Kontaktabbruch bei den zuständigen schweizerischen Behörden.

Auftragsbearbeiter sind Dritte, welche Personendaten im Auftrag und für die Zwecke des RCZI bearbeiten, z.B. IT-, Marketing-, Vertriebs- oder Kommunikationsdienstleister. Findet eine Bekanntgabe von Personendaten an einen solchen Auftragsbearbeiter statt, darf er die erhaltenen Personendaten nur so bearbeiten wie der RCZI selber es darf. Der RCZI wählt ihre Auftragsbearbeiter sorgfältig aus und verpflichten sie vertraglich dazu, die Vertraulichkeit sowie die Sicherheit der Personendaten zu gewährleisten.

Änderungen von Personendaten

Den RCZI ist verpflichtet, die Personendaten sachlich richtig zu bearbeiten und – soweit ihm bekannt- auf dem neusten Stand zu halten. Teilen Sie bitte dem RCZI Änderungen der Personendaten auf dem üblicherweise verwendeten Kommunikationsweg mit.

Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit.

Entsprechende Gesuche nimmt der RCZI schriftlich unter folgender Adresse entgegen:

Rotary Club Zurich International
Seestrasse 125
8002 Zürich
Schweiz

Die genannten Rechte gelten nur innerhalb der gesetzlichen und vertraglichen Schranken. Insbesondere können übergeordnete Interessen oder gesetzliche Pflichten eine weitere Bearbeitung durch den RCZI erforderlich machen. Der RCZI prüft jeden Einzelfall und teilt Ihnen das Ergebnis mit. Wenn Personendaten für Marketing für zukünftige Sponsoringanlässe bearbeitet werden, erstreckt sich Ihr Recht auf Widerspruch auch auf derartiges Marketing, einschliesslich Profiling für Marketingzwecke. Sie können gegen derartiges (oder jegliches anderes) Marketing jederzeit Widerspruch einlegen, indem Sie dem RCZI eine entsprechende Mitteilung zukommen lassen.

Eine gegebenenfalls erteilte Einwilligung zur Bearbeitung von Personendaten können Sie jederzeit gegenüber dem RCZI widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Bearbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Es kann sein, dass der RCZI den Teilnahme- oder Sponsoringvertrag mit Ihnen nicht abschliessen oder diesen nicht abwickeln kann, wenn sie die entsprechenden Einwilligungen widerrufen.

Falls den RCZI Ihren Erwartungen im Hinblick auf die Bearbeitung von Personendaten nicht entspricht, Sie sich über Datenschutzpraktiken des RCZI beschweren möchten oder Ihre Rechte ausüben wollen, teilen Sie dies bitte dem RCZI mit. Dies gibt dem RCZI u.a. die Möglichkeit, Ihr Anliegen zu prüfen und sich allenfalls zu verbessern. Um den RCZI bei der Beantwortung Ihrer Anfrage zu unterstützen, werden Sie um eine entsprechende aussagekräftige Mitteilung gebeten. Den RCZI wird Ihr Anliegen innert angemessener Zeit prüfen und beantworten.

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragen (EDÖB).

Kontaktdaten zur Ausübung Ihrer Rechte

Der RCZI ist verantwortlich für die Bearbeitung von Personendaten:

Adresse des RCZI:

Rotary Club Zurich International
Seestrasse 125
8002 Zürich
Schweiz

Ihre Fragen im Zusammenhang mit Datenschutz können Sie an folgende Fachstelle richten: per E-Mail an info@run4change.ch

Stand der Datenschutzerklärung

Die vorliegende Datenschutzerklärung wurde zuletzt im März 2022 aktualisiert. Sie legt allgemein die Bearbeitung von Personendaten durch den RCZI im Zusammenhang mit runforchange.ch dar. Der RCZI behält sich vor, diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit anzupassen. Im Falle einer solchen Anpassung werden Sie auf angemessene Weise informiert, je nachdem, wie üblicherweise mit Ihnen kommuniziert wird, bspw. über die Webseite.